Empecemos definiendo que es un proyecto -> Tarea temporal realizada para crear un producto, servicio o resultado único
- Temporal porque debe tener un comienzo y un fin definitivos. El proyecto culmina cuando sus objetivos han sido alcanzados, o cuando se determina que estos no podrán ser realizados y que el proyecto tiene que ser terminado.
- Producto, servicio o resultado único porque los proyectos implican hacer algo que no se ha hecho antes. En este sentido es único
Ahora bien, la pregunta inmediata es ¿qué determina el éxito de un proyecto?
El éxito radica en el cumplimiento de tres aspectos fundamentales, que en su conjunto son tradicionalmente denominados La triple Restricción
- Alcance
- Tiempo
- Costo
Sin embargo, entrando a más detalle se incluye una cuarta restricción para la medición del éxito del proyecto: la calidad del producto
1) La restricción de tiempo se refiere a la cantidad de días u hora-hombre disponibles para completar el proyecto.
2) La restricción de costo se refiere a las unidades monetarias presupuestadas para el proyecto.
3) La restricción de alcance se refiere a lo que se debe hacer para producir el resultado final del proyecto
Un lado del triángulo no puede ser modificado sin impactar a los otros. Es por ello que incrementar el alcance frecuentemente implica un aumento el tiempo y el costo.
Como manejar estas variables es parte de gestión del proyecto que revisaremos a continuación.
¿Qué es la Administración de Proyectos?
Es la aplicación de conocimiento, habilidades, técnicas y herramientas a actividades de proyectos para cumplir los requisitos del mismo. (Guía PMBOK 2008)
Las ventajas que nos brinda la utilización de esta metodología son muchas, por lo que mencionaremos las principales.
1) Facilita la identificación del ¿Qué hacer?
2) Constituye una guía para la gestión y orienta los pasos a seguir para llegar al objetivo
3) Permite la utilización de documentación estándar que sea entendida por cualquier interesado
4) Evita la omisión de acciones, pasos o actividades importantes para alcanzar el objetivo
5) Permite prestar foco a las actividades de comunicación, claves para el correcto desarrollo del proyecto
6) Fomenta el trabajo ordenado del equipo del proyecto
Entre los beneficios del uso de la metodología tenemos:
1) Incrementa el desempeño del equipo
2) Optimiza el tiempo, ya que durante la ejecución del proyecto cada miembro sabe qué hacer y en qué momento
3) Aumenta la eficiencia y rentabilidad de la organización
4) Permite la toma de decisiones con mayor información producto de la continua comunicación a lo largo del proyecto
5) Permite la óptima selección de proyectos que cumplan la relación costo/beneficio
6) Fomenta el aprendizaje de lecciones pasadas, creando un “know how” en la empresa disponible a toda el equipo de la organización para su utilización en proyectos futuros
7) Permite la identificación temprana de riesgos, a fin de diseñar acciones correctivas
En resumen, permite optimizar el tiempo y los recursos ya que ofrece herramientas para la organización metodológica.
Veamos ahora los procesos involucrados en la gestión de un proyecto. Empecemos con el Ciclo de Vida del Proyecto.
Se denomina así al conjunto de fases, generalmente secuenciales, definidas de acuerdo a las necesidades de cada organización y a la naturaleza del proyecto. En el diagrama se muestra la división genérica de un proyecto. 
En la etapa inicial la influencia de los interesados o stakeholders es mayor, así como la incertidumbre y riegos. Al ir avanzando en el tiempo estos van disminuyendo.
Por su parte el costo de los cambios es menor al inicio y se va incrementando al avanzar en las etapas.
Los principales procesos de un proyecto son: Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y control y Cierre.
1) Grupo de Procesos de Inicio:
a. Usado para definir un nuevo proyecto o una de sus fases
b. Su objetivo es obtener la autorización para iniciar el trabajo
c. Entre los principales aspectos se tiene la designación del Gerente de Proyecto
2) Grupo de Procesos de Planificación:
a. Consisten en la definición de objetivos en términos de la triple restricción y calidad del proyecto
b. Se establecen los cursos de acción para alcanzar el objetivo
3) Grupo de Procesos de Ejecución:
a. Implica la coordinación con personas y recursos para desarrollar el plan definido en la fase de planificación
b. De ser necesario contempla la implementación de cambios solicitados
4) Grupo de Procesos de Seguimiento y Control:
a. Observan, analizan y regulan el progreso y desempeño del proyecto para asegurar que los objetivos del proyecto sean cumplidos
b. Se toman acciones correctivas cuando sea necesario
5) Grupo de Procesos de Cierre:
a. Formalizan el cierre de todas las actividades del proyecto o fase
b. Formaliza la aceptación del producto o servicio
En la siguiente gráfica se muestra como cada grupo de procesos es dinámico y se ejecutan durante todo el proyecto pero con distinta intensidad
Dentro de cada grupo de proceso, se tiene un enlace por sus salidas y entradas. En este sentido cada proceso se puede describir en 3 etapas:
1) Input o entradas -> Documentos o información necesaria para la ejecución del proceso y sobre los cuales se actuará
2) Herramientas y técnicas -> Mecanismos aplicados a las entradas para crear las salidas
3) Salidas -> Documentos o información que son el resultado del proceso
Los procesos de cada Grupo de Procesos pertenecen también a Areas de Conocimiento. Se trata de un conocimiento Matricial. Se tienen nueve áreas de conocimiento:
1) Gestión del Alcance del proyecto
a. Recopilar requisitos
b. Definir alcance
c. Crear EDT (Estructura de Trabajo)
d. Verificar alcance
e. Controlar Alcance
2) Gestión de los Tiempos del proyecto
a. Definir actividades
b. Secuencias actividades
c. Estimar recursos de las actividades
d. Estimar duración de las actividades
e. Desarrollar cronograma
f. Controlar cronograma
3) Gestión de los Costos del proyecto
a. Estimar los costos
b. Determinar el presupuesto
c. Controlar los costos
4) Gestión de la Calidad del proyecto
a. Planificar la calidad
b. Realizar el aseguramiento de la calidad
c. Realizar el control de calidad
5) Gestión de los Riesgos del proyecto
a. Planificar la gestión de riesgos
b. Identificar los riegos
c. Realizar el análisis cualitativo de los riesgos
d. Realizar el análisis cuantitativo de los riesgos
e. Planificar la respuesta a los riesgos
f. Realizar el seguimiento y control de los riesgos
6) Gestión de los Recursos Humanos del proyecto
a. Desarrollar el plan de desarrollo de los recursos humanos
b. Adquirir el equipo del proyecto
c. Desarrollar el equipo del proyecto
d. Dirigir el equipo del proyecto
7) Gestión de las Comunicaciones del proyecto
a. Identificar a los interesados
b. Planificar las comunicaciones
c. Distribuir la información
d. Gestionar las expectativas de los interesados
e. Informar el rendimiento
f. Gestionar a los interesados
8) Gestión de las Adquisiciones del proyecto
a. Planificar las adquisiciones
b. Efectuar las adquisiciones
c. Administrar las adquisiciones
d. Cerrar las adquisiciones
9) Gestión de la Integración del proyecto
a. Desarrollar el acta de constitución del proyecto
b. Desarrollar el plan para la dirección del proyecto
c. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
d. Realizar el seguimiento y control del proyecto
e. Realizar el control integrado de los cambios
f. Cerrar el proyecto o fase
El siguiente cuadro muestra la cantidad de procesos por grupo de proceso y área de conocimiento. Como se ve en la etapa de planificación es donde se requiere mayor esfuerzo del Gerente de Proyecto.
Inicio | Planificación | Ejecución | Seguimiento y Control | Cierre | |
Integración | 1 | 1 | 1 | 2 | 1 |
Alcance | 3 | 2 | |||
Tiempos | 5 | 1 | |||
Costos | 2 | 1 | |||
Calidad | 1 | 1 | 1 | ||
Riesgos | 5 | 1 | |||
RRHH | 1 | 3 | |||
Comunicaciones | 1 | 1 | 2 | 1 | |
Adquisiciones | 1 | 1 | 1 | 1 | |
2 | 20 | 8 | 10 | 2 |
Finalmente quisiera compartir con ustedes como es que esta metodología está siendo aplicada en las operadoras de Perú.
La aplicación más fuerte la tenemos en el segmento Empresas en donde para cada licitación o atención a grandes clientes se utiliza el PMBOK como guía de trabajo. Es un punto importante ya que tenemos un referente para la expansión hacia las demás áreas de la compañía.
Por otro lado tenemos al segmento Residencial y Negocios (o Pymes), además de las áreas de soporte como son Atención al cliente, Facturación, Sistemas, etc. En estas áreas se tiene la necesidad de atención por proyecto sea para el lanzamiento de nuevos productos o para la mejora y optimización de procesos, sin embargo, la utilización de la metodología es aún incipiente.
Básicamente se debe a que tenemos una estructura más funcional y no matricial que es la que fomenta de mejor manera la aplicación de las recomendaciones. En la práctica tenemos aplicaciones aisladas, que buscan utilizar las herramientas adaptándolas a la realidad organizacional. Como caso particular les comento que en el área de Desarrollo de Productos, de la cual formo parte, aplicamos la metodología en nuestra gestión diaria como por ejemplo los Kick Off por cada producto, el levantamiento del acta de constitución, desarrollo y comunicación del plan de ejecución, matrices de riesgo, cierre formal, entre otros.
